Como diz o ditado, é melhor prevenir do que remediar. Sendo assim, a melhor maneira de evitar problemas com órgãos fiscalizadores e entidades governamentais é estar em dia com a entrega da documentação ao escritório de contabilidade, que garante a gestão eficiente e com funcionamento regulamentado do seu negócio.
Listamos abaixo todos os documentos que devem ser entregues mensalmente à contabilidade. Atente-se e estabeleçam um cronograma de entregas para otimizar o processo e não perder datas e prazos!
DOCUMENTOS TRABALHISTAS
Mensalmente, informações dos funcionários para fechamento da folha:
-Apontamento de horas: hora extra, atrasos e faltas.
-Desconto de benefícios conseguindo no período.
DOCUMENTOS FISCAIS
- Notas fiscais de entradas (compras). Opcionalmente poderão ser enviados os arquivos XMLs emitidos pelo fornecedor nos casos de notas fiscais eletrônicas (se houver).
- Notas fiscais de saídas de mercadorias/ Serviços prestados. Opcionalmente poderão ser enviados os arquivos XMLs (se houver).
DOCUMENTOS CONTÁBEIS
– Todos os pagamentos efetuados pela empresa, tais como: faturas e/ou boletos, notas fiscais , contas de água, luz, telefone, impostos, taxas, despesas, aluguel, etc. Em resumo, todas as contas e despesas pagas com a conta bancária da empresa e em nome da empresa devem ser enviadas à contabilidade.
Recibos de aquisições de natureza diversa, Controle de Recebíveis, Extratos bancários que comprovem a movimentação mensal, empréstimos e investimentos, Extrato de cartões de crédito e de descontos em duplicatas e Contratos de investimento, financiamento, apólice de seguro, leasing, locação.
RETENÇÃO DE IMPOSTOS
As Notas Fiscais de Serviços tomados de pessoas jurídicas podem estar sujeitas à diversas retenções de impostos, tais como: IRRF, PCC (PIS, COFINS e Contribuição Social), INSS e ISS. Da mesma forma, os aluguéis pagos a pessoas físicas também podem estar sujeitos à retenção de IRRF.
Para acompanhamento destas retenções envie à contabilidade as NFs de serviços tomados e documentos de cobrança de aluguel, imediatamente após o seu recebimento.
Ao fornecer esses dados à contabilidade sua empresa estará em dia com todas as obrigações e controles.
